(Vaguski Challenge)
Tento dokument obsahuje informace o zpracování osobních údajů účastníků sportovní akce Vaguski Challenge v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a souvisejícími právními předpisy.
1. Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je pořadatel závodu Vaguski Challenge:
Sportovní akademie, z.s.
Sídlo: Rybářská 670, Vikýřovice, 788 13
IČ: 22605495
(dále jen „Správce“)
Správce určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů účastníků závodu.
Registrace na závod probíhá prostřednictvím externího registračního systému naZavody.cz, provozovaného společností naZavody.cz s.r.o., která při zpracování osobních údajů účastníků vystupuje jako zpracovatel ve smyslu čl. 28 GDPR. Zpracování probíhá na základě smlouvy o zpracování osobních údajů.
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
V souvislosti s registrací a účastí na akci mohou být zpracovávány zejména tyto údaje:
• jméno a příjmení
• datum narození / věk
• pohlaví (pro účely zařazení do kategorií)
• kontaktní údaje (e-mail, telefon)
• adresa bydliště
• informace o platbě startovného
• výsledky závodu
• fotografie a audiovizuální záznamy z akce
• případně údaje zákonného zástupce (u nezletilých účastníků)
Rozsah údajů odpovídá účelu jejich zpracování a je omezen na nezbytné minimum.
3. Účely a právní základy zpracování
Osobní údaje zpracováváme za následujícími účely:
a) Organizace a realizace závodu
• vedení registrace účastníků
• zařazení do kategorií
• vytvoření startovních a výsledkových listin
• komunikace s účastníky
• zajištění bezpečnosti akce
Právní základ: plnění smlouvy (účast v závodě) podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
b) Plnění právních povinností
• účetní a daňová evidence plateb
• plnění povinností vůči orgánům veřejné správy
Právní základ: splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
c) Oprávněné zájmy správce
• zveřejnění výsledků závodu (jméno, příjmení, kategorie, čas)
• dokumentace průběhu akce
• ochrana práv a právních nároků správce
Právní základ: oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
d) Marketing a propagace akce
• zveřejnění fotografií a videozáznamů na webových stránkách, sociálních sítích a v propagačních materiálech
• prezentace partnerů a sponzorů akce
Právní základ: souhlas subjektu údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, je-li vyžadován.
Souhlas lze kdykoli odvolat zasláním e-mailu na info@vaguskichallenge.cz.
4. Zpracování údajů nezletilých osob
U účastníků mladších 18 let poskytuje osobní údaje a uděluje souhlasy jejich zákonný zástupce.
V případě využití online registračního systému se uplatní také podmínky provozovatele platformy týkající se věkové hranice pro založení uživatelského účtu.
5. Doba uchování osobních údajů
Osobní údaje jsou uchovávány:
• po dobu trvání registrace a realizace závodu,
• po dobu nezbytnou pro splnění zákonných povinností (např. účetní předpisy),
• u výsledkových listin a archivních materiálů po dobu trvání oprávněného zájmu správce na dokumentaci historie závodu,
• v případě souhlasu do jeho odvolání.
Osobní údaje zpracovávané prostřednictvím externího registračního systému jsou uchovávány tímto zpracovatelem po dobu stanovenou v jeho zásadách ochrany osobních údajů (aktuálně 3 roky od data konání závodu), pokud právní předpisy nebo oprávněný zájem správce nevyžadují jiný postup.
Po uplynutí příslušné doby jsou údaje vymazány nebo anonymizovány.
6. Příjemci osobních údajů
Osobní údaje mohou být zpřístupněny:
• poskytovateli registračního systému (naZavody.cz) jako zpracovateli,
• účetním a daňovým poradcům,
• poskytovatelům IT služeb,
• časoměřičské společnosti,
• zdravotnické službě (v nezbytném rozsahu),
• orgánům veřejné správy, pokud to vyžaduje zákon.
Osobní údaje mohou být prostřednictvím zpracovatele předávány i mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, pokud je to nezbytné pro provoz registračního systému a pokud jsou zajištěny odpovídající záruky ve smyslu čl. 44 a násl. GDPR (např. standardní smluvní doložky nebo rozhodnutí o odpovídající ochraně).
7. Práva subjektů údajů
V souladu s GDPR má každý účastník právo:
• na přístup ke svým osobním údajům,
• na opravu nepřesných údajů,
• na výmaz („právo být zapomenut“),
• na omezení zpracování,
• na přenositelnost údajů,
• vznést námitku proti zpracování,
• kdykoli odvolat udělený souhlas,
• podat stížnost u dozorového úřadu.
Dozorovým orgánem v České republice je
Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
V případě údajů zadaných při registraci prostřednictvím externího systému lze práva uplatnit přímo u správce (Sportovní akademie, z.s.), případně také prostřednictvím provozovatele registrační platformy, který poskytne součinnost.
8. Zabezpečení osobních údajů
Správce přijal odpovídající technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů proti neoprávněnému přístupu, ztrátě, zneužití nebo poškození. Stejné povinnosti vyplývají smluvně také pro zpracovatele.
9. Kontaktní údaje
V případě jakýchkoli dotazů týkajících se ochrany osobních údajů nebo uplatnění vašich práv nás kontaktujte na:
